• Arkadia

    Dla kogo?

    Dla wszystkich przedsiębiorstw pogrzebowych:

    • niezależnie od ich wielkości (doskonale sprawdza się zarówno w przypadku małych jak i wielkich firm)
    • niezależnie od wymaganej liczby stanowisk pracy (Arkadia może pracować zarówno w wersji jednostanowiskowej jak i na kilku stanowiskach przy wykorzystaniu wewnętrznej sieci komputerowej)

    Wdrażając Arkadię zredukujesz koszty związane z zarządzaniem domem pogrzebowym!

    Model 3

ARKADIA - program do kompleksowej obsługi zakładu pogrzebowego stworzony dla branży funeralnej

Zamów demo

Czym jest Arkadia?

Przygotowany specjalnie dla przedsiębiorstw pogrzebowych program Arkadia to:

  • obsługa zleceń już od momentu zjawienia się w Państwa firmie klienta, obejmująca m.in.:
    • zapamiętanie wszystkich ważnych danych o zmarłym i zleceniodawcy
    • sporządzenie kosztorysu zlecenia
    • pozostałe ustalenia z klientem
  • błyskawiczne wystawianie faktur na podstawie zlecenia, w różnych wariantach:
    • minimalnym dla ZUS (tylko na usługę pogrzebową)
    • pełnym (wszystkie pozycje ze zlecenia)
    • dowolnym (wybrane pozycje ze zlecenia)
  • obsługa logistyczna zleceń, czyli m.in.:
    • zakres i kolejność czynności do wykonania
    • przydział dostępnych zasobów (osób, karawanów, innego sprzętu)
    • precyzyjne, drukowane harmonogramy zadań (dla kierownictwa, dla poszczególnych pracowników i karawanów)
  • funkcjonalność dobrego programu handlowo-magazynowego, czyli m.in.:
    • katalog usług i towarów
    • katalog kontrahentów (klientów i dostawców)
    • gospodarka magazynowa
    • wystawianie wszystkich niezbędnych dokumentów sprzedaży
    • pełna obsługa VAT-u
    • rozrachunki
  • obsługa prosektorium
  • zarządzanie flotą samochodową (m.in. pilnowanie terminów wymiany podzespołów, przeglądów okresowych, ubezpieczeń, czyszczenia samochodów)
  • duża liczba, gotowych do wydruku, zestawień i sprawozdań
  • dodatkowe moduły, m.in. do drukowania nekrologów
  • minimalne wymagania sprzętowe!

Dlaczego warto?

  • program stworzony specjalnie dla branży funeralnej
  • pełna kontrola zdarzeń i procesów zachodzących w firmie pogrzebowej
  • lepsza organizacja pracy
  • gwarancja optymalnego wykorzystania zasobów
  • bardzo szybkie wyszukiwanie danych
  • pełna obsługa VAT-u
  • współpraca z kasami fiskalnymi
  • bardzo szybkie tworzenie różnorodnych statystyk i zestawień, pozwalających
  • ocenić efektywność podejmowanych decyzji biznesowych

Wprowadzenie

Zadaniem programu Arkadia jest wspomaganie pracy w przedsiębiorstwie pogrzebowym. Program ma pokryć wszystkie obszary działalności:

  • obsługa zleceń
  • sprzedaż usług
  • sprzedaż towarów (obsługa wielu magazynów)
  • obsługa prosektorium
  • zarządzanie samochodami
  • dodatkowe czynności np. wydruk nekrologów.

Do tej pory potrzebowaliście Państwo kilku programów lub kilku zeszytów do prowadzenia wszystkich spraw związanych z działalnością. Dzięki Arkadii to może się zmienić. W jednym programie zarejestrujemy wszystkie zdarzenia, wydrukujemy wszystkie dokumenty, dodatkowo dowiemy się wielu cennych rzeczy np. która usługa cieszy się największym powodzeniem, która trumna sprzedaje się najlepiej, jakie usługi są najczęściej kupowane w danej miejscowości i ile przeciętnie wydaje się na pogrzeb w Waszej okolicy.

ARKADIA - Rys. 1
Rysunek 1

Obsługa zleceń

Obsługa zlecenia zaczyna się od momentu wejścia klienta do zakładu. Program pomaga klientowi i sprzedawcy w podjęciu decyzji jakie elementy mają się składać na zlecenie podająć na bieżąco wartość oraz wskazując które elementy oferty warto jeszcze z klientem omówić. Na koniec spotkania klient może otrzymać wydrukowane zlecenie z wyszczególnionymi usługami razem z uwagami, które to czynią zamówienie niepowtarzalnym.

Obsługa zlecenia została tak skonstruowana, żeby nie przeszkadzać w pracy. Zlecenie można zacząć rejestrować znając jedynie dane zleceniodawcy i imię i nazwisko zmarłego. Potem w miarę otrzymywania kolejnych informacji zlecenie można uzupełniać.

ARKADIA - Rys. 2
Rysunek 2
ARKADIA - Rys. 3
Rysunek 3

Po wyjściu klienta zlecenie może być dalej opracowywane przez obsługę. Arkadia pozwala mi.n. w łatwy sposób tworzyć i zarządzać harmonogramem prac, przydzielać zadania do konkretnych zasobów np. ludzi, karawanów. Dzięki dokładnemu określeniu czasu przeznaczonego na wykonanie zadania żaden pracownik nie będzie się nudził. Dodatkowo każdy pracownik może otrzymać na dany dzień szczegółowy harmonogram przeznaczony tylko dla niego.

ARKADIA - Rys. 4
Rysunek 4
ARKADIA - Rys. 5
Rysunek 5

Sprzedaż usług

Sprzedaż usług może być prowadzona, na podstawie zarejestrowanych zleceń (dane ze zlecenia są automatycznie przenoszone do dokumentu sprzedaży), jak również niezależnie od tego. Podczas gdy sprzedaż usług dotyczy konkretnego zlecenia wystarczy podczas wystawiania faktury wybrać z listy zarejestrowane zlecenie, a dane zostaną automatycznie wstawione do dokumentu. Dodatkowo z każdą fakturę można połączyć z dowolnym zdarzeniem rejestrowanym w systemie.

Dodatkowo na fakturze drukowane są takie informacje jak:

  • imię i nazwisko zmarłego,
  • adres cmentarza
  • dodatkowe informacje wprowadzone podczas wystawiania faktury (możliwość drukowania na każdej fakturze) dzięki czemu na jednym dokumencie klient dostaje wszystkie potrzebne informacje.
ARKADIA - Rys. 6
Rysunek 6
ARKADIA - Rys. 7
Rysunek 7

W systemie zaimplementowano dwustopniowy proces wystawiania faktur. Faktury mogą być sporządzane bez drukowania. Do momentu druku można w nich dokonywać dowolne zmiany. Dopiero podczas drukowania nadawany jest dokumentom automatycznie unikalny numer. Po wydrukowaniu użytkownik może, po otrzymaniu stosownego ostrzeżenia, wydrukować tylko duplikat.

System ARKADIA pozwala na zdefiniowanie dowolnej ilości cenników usług. Może to być wykorzystywane np. w przypadku gdy niektóre grupy klientów są uprawnione do innych cen za usługi.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że sam opis usługi umieszczony w cenniku może być dowolnie długi, nie trzeba stosować skrótów, żeby opis zmieścił się na drukowanej fakturze.

System ARKADIA może współpracować z dowolnym systemem księgowym. Jedyny warunek jaki musi spełniać system FK to możliwość importu (‘zasysania') zewnętrznych danych. Autorzy oprogramowania zobowiązują się zaimplementować odpowiedni (akceptowany przez system FK) eksport danych dotyczących zarejestrowanej sprzedaży w ARKADII.

Księgowość

Poniżej przedstawiono elementy systemu mające bezpośredni związek z księgowością:

  • raporty księgowe (rejestr VAT, raport kasowy, zestawienie sprzedaży wg pozycji cennika, płatnika i wiele innych). Raporty pozwalają na pełną kontrolę prowadzonej sprzedaży wszystkich usług.
  • eksport danych do dowolnego systemu FK (finansowo-księgowy) - obecnie większość systemów FK może pobierać dane zewnętrzne, system ARKADIA może wygenerować dane o sprzedaży usług w formacie akceptowanym przez system FK.
  • możliwość definiowania kont księgowych dla podmiotów występujących jako płatnicy na fakturach.

JPK

JPK VAT 7

Program umożliwia wygenerowanie deklaracji JPK VAT 7 w formie pliku xml, zgodnie z przepisami Ministerstwa Finansów. Oprócz faktur do deklaracji JPK VAT 7 można dołączyć dokument sprzedaży wewnętrznej RO zawierający podsumowanie sprzedaży faktur, do których został wystawiony paragon. Istnieje też możliwość przypisania do kodu GTU dla poszczególnych usług występujących na dokumencie sprzedaży oraz oznaczenia faktury dodatkowymi znacznikami.

RODO

Programy SYST-KOM wspierają realizację przepisów związanych z RODO

W dniu 25 maja 2018 r w Polsce, weszło w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE1 (RODO). W związku z powyższym funkcjonalność programu została rozszerzona tak aby umożliwić użytkownikowi stosowanie się do następujących zapisów Rozporządzenia:

  • Artykuł 15. punkt 3 - Realizację prawa dostępu osobie, której dane dotyczą – Program umożliwia wgląd w dane jakie zgromadzone są w bazie. Realizowane jest to w oknie Podmioty gdzie został dodany przycisk generujący wydruk danych zgromadzonych w bazie dla wybranego podmiotu
  • Artykuł 20 - Prawo do przenoszenia danych Program tworzy ustrukturalizowany plik w formacie XML zawierający dane osobowe wybranego podmiotu. Przycisk służący do generowania tego pliku znajduje się w okienku Podmioty.
  • Artykuł 17 - Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”). Inaczej anonimizacja danych - trwałe usuniecie danych osobowych na żądanie osoby uprawnionej, pod warunkiem, że w systemie nie istnieją dokumenty, których przechowywanie jest wymagane prawnie. Funkcja ta w programie została przypisana jedynie uprawnionym operatorom, po zalogowaniu do programu przez uprawnionego użytkownika w okienku Podmioty pojawia się klawisz ‘Anonimizuj dane’. Aby zabezpieczyć bazę przed przypadkową utratą danych anonimizacja przebiega etapowo po przez akceptację kolejnych komunikatów. Program sprawdza czy w bazie zostały zarejestrowane zdarzenia lub dokumenty wymagające archiwizacji. W kolejnym okienku wyświetlana jest informacja o skutkach anonimizacji dla danych w bazie oraz zgoda na zakończenie procesu. Na każdym z tych etapów istnieje możliwość przerwania tej operacji. Po ostatecznym zatwierdzeniu zapomnienia danych na liście podmiotów pozostaje tylko numer ID podmiotu a zamiast danych podmiotu widoczna jest adnotacja o anonimizacji.
  • Artykuł 6 - Zgodność przetwarzania z prawem – Program rejestruje przetwarzanie danych osobowych. Umożliwia to monitorowanie tego, czy są one przetwarzane zgodnie z celem, dla którego zostały pierwotnie zebrane. Zapisuje wszystkie działania podczas których operator w jakikolwiek sposób ma styczność z danymi osobowymi zgromadzonymi w bazie. Program umożliwia sprawdzenie historii czynności wykonywanych przez operatora z określeniem daty i godziny danej czynności, np. wpisanie danych do bazy z informacją jakie dane zostały zarejestrowane, wprowadzanie zmian w zarejestrowanych danych osobowych, czy też wybranie podglądu wydruku dla dokumentu zawierającego dane osobowe. Rejestrowane przez program informacje można wydrukować w formie raportów z oznaczeniem zakresu dat od do w kilku wariantach:
    • dla wybranego operatora
    • dla wybranego podmiotu
    • dla wszystkich operatorów
    • dla wszystkich podmiotów

Raportowanie

Raporty w systemie ARKADIA można podzielić na trzy kategorie:

  • raporty dotyczące zarejestrowanych zleceń i zmarłych,
  • raporty dotyczące sprzedaży usług i prowadzonej kasy,
  • raporty administracyjne (pozwalające kontrolować spójność i prawidłowość zarejestrowanych danych).

W kolejnej wersji systemu planowane jest udostępnienie użytkownikowi prostego edytora do wykonywania dowolnych zapytań w języku SQL. Umożliwi to bardziej zaawansowanym użytkownikom na uzyskanie dowolnych danych z systemu ARKADIA.

System uprawnień użytwkoników

System uprawnień pozwala na elastyczną administrację użytkownikami. Każdy z użytkowników może dostać uprawnienia tylko do wybranych funkcji systemu (w szczególności do wszystkich). Oznacza to, że np. użytkownik wprowadzający dane dotyczące zleceń nie będzie miał dostępu do wystawiania faktur lub dokumentów kasowych.

ARKADIA - Rys. 8
Rysunek 8

Co zyskasz wdrażając ARKADIĘ

Kupując nasz produkt dostajesz:

  • najnowszą technologię ( firmy Microsoft ),
  • łatwe w obsłudze oprogramowaniem nie wymagające zaawansowanego administrowania,
  • komfort pracy,
  • możliwość rejestracji wszystkich zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie,
  • informacje aktualne tu i teraz dotyczące zarządzania przedsiębiorstwem,
  • stale uaktualniane oprogramowanie pod względem obowiązujących przepisów,
  • przepis na zapanowanie nad zwiększającym się zapotrzebowaniem sprawozdawczości,
  • estetyczne wydruki (mogą zawierać dowolną grafikę).

Po wdrożeniu naszego systemu do obsługi przedsiębiorstwa pogrzebowego wszystkie informacje przechowywane dotąd wyłącznie w tradycyjny sposób będą przechowywane w postaci elektronicznej w jednym miejscu.

Oznacza to, że:

  • raz wprowadzone dane mogą być wykorzystywane przez wszystkich pracowników,
  • dane są zawsze aktualne - bardzo dobra kontrola procesów zachodzących w przedsiębiorstwie,
  • dane nie są duplikowane np. poprawione dane zleceniodawcy są automatycznie widoczne we wszystkich operacjach i dokumentach, w których występuje dany zleceniodawca,
  • dane są dostępne nie po przeszukaniu wszystkich segregatorów archiwum, ale natychmiast,
  • każde stanowisko pracy ma dostęp do aktualnych danych,
  • wielokrotnie skrócony czas sporządzania raportów i sprawozdań (po prostu wybór odpowiedniego raportu),
  • redukcja kosztów,
  • możliwość korzystania z korespondencji seryjnej.

Serwis i uaktualnienia

Proponujemy Państwu wykupienie serwisu, który zapewni nieprzerwaną pracę i zaoszczędzi wiele niepotrzebnych stresów podczas pracy z naszym systemem. Umowa serwisowa pełna to m.in.:

  • help-desk
  • 4 godzinny czas reakcji na błędy w aplikacji
  • okresowe wizyty serwisowe na miejscu u Państwa
  • bezpłatne uaktualnienia
  • możliwość dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb
  • sporządzanie kopii bezpieczeństwa (opcjonalnie, za dopłatą)


Zobacz też inne produkty dla zarządców cmentarzy i zakładów pogrzebowych