• Ewgrob

    Dla kogo?

    Dla jednostek administrujących cmentarzami:

    • komunalnymi i parafialnymi
    • niezależnie od ich wielkości (doskonale sprawdza się zarówno w przypadku małych jak i wielkich cmentarzy)
    • niezależnie od wymaganej liczby stanowisk pracy (Ewgrob może pracować zarówno w wersji jednostanowiskowej jak i na kilku stanowiskach przy wykorzystaniu wewnętrznej sieci komputerowej)

    Wdrażając EWGROB zredukujesz koszty związane z zarządzaniem cmentarzem!

    Model 3

EWGROB - wielozadaniowy system komputerowy do zarządzania cmentarzem.

Zamów demo

Dlaczego warto?

Przekonaj się o zaletach korzystania z oprogramowania EWGROB:

Pracujemy z systemem EWGROB
  • raz wprowadzamy dane
  • mamy zawsze aktualne dane
  • dane nie są duplikowane (poprawione w jednym miejscu automatycznie są poprawiane w pozostałych)
  • szybko przygotowujemy raporty
  • szybko obsługujemy interesantów (dane są dostępne natychmiast)
  • szybko przygotowujemy dane dla księgowości
Prowadzimy tradycyjne ewidencjonowanie (księgi)
  • dane musimy wpisywać za każdym razem od nowa
  • zgromadzone przez nas dane dezaktualizują się
  • dane musimy ręcznie aktualizować w wielu miejscach
     
  • musimy przeszukiwać wiele segregatorów archiwum
  • musimy udać się do archiwum
     
  • musimy ręcznie tworzyć zestawienia faktur, rejestru VAT, itd.

System EWGROB pozwala na prowadzenie cyfrowego archiwum dla każdego grobu - program umożliwia powiązanie grobu z dowolną ilością plików graficznych przedstawiających zarówno zdjęcia grobu w terenie jak i zeskanowaną dokumentację grobu.

Wprowadzenie

Zadaniem systemu EWGROB jest wspomaganie działalności Cmentarzy Komunalnych i Parafialnych. Główne obszary jakie obsługuje system to:

  • obsługa zgłoszeń i realizacji pogrzebów
  • ewidencja pochowanych i grobów
  • sprzedaż usług związanych z obsługą cmentarza
  • pilnowanie terminów związanych z obsługą cmentarza (przykładowo opłat za prawa do grobu)
EWGROB - Rys. 1
Rysunek 1

Na rysunku 1 przedstawiono zależności jakie zachodzą pomiędzy tymi modułami oprogramowania. Wszystkie informacje zarejestrowane w systemie są maksymalnie wykorzystywane podczas dalszej pracy – przez co czas poświęcony przez pracownika na wprowadzanie danych jest zminimalizowany. Przykładowo raz wprowadzone dane dysponenta (zleceniodawcy) podczas rejestracji pogrzebu są automatycznie wstawiane do dokumentu sprzedaży.

Do niewątpliwych zalet systemu EWGROB należy bardzo przejrzysty i czytelny interfejs użytkownika. Wszystkie funkcje programu są dostępne w dwojaki sposób (do wyboru przez użytkownika):

  • ze standardowego menu (doskonale znanego z Windows9x, NT lub 2000),
  • z panelu sterowania (Rysunek 2).
EWGROB - Rys. 1
Rysunek 2

Jak wspomniano na początku system można podzielić pod względem funkcjonalności na trzy moduły (chociaż będzie używane określenie "moduł" w rzeczywistości system stanowi nierozerwalną całość). W dalszej części zostaną one bliżej przedstawione.

Obsługa pogrzebów

Obsługa pogrzebu w systemie EWGROB zaczyna się w momencie zgłoszenia chęci pochowania zmarłego na danym cmentarzu przez zainteresowanych. Do zarejestrowania zgłoszenia użytkownikowi systemu potrzebne są m.in. informacje (Rysunek 3):

  • data i godzina pogrzebu - z tej formatki użytkownik ma dostępny terminarz z dotychczas zarejestrowanymi zgłoszeniami dzięki któremu może łatwo wyznaczyć termin pogrzebu,
  • imię i nazwisko zmarłego,
  • rodzaj ceremonii pogrzebowej,
  • organizator pogrzebu.
Rys. 3
Rysunek 3

Kolejnym etapem jest zarejestrowanie wszystkich danych dotyczących pogrzebu:

  • kompletne dane dotyczące pogrzebu,
  • dane grobu (kwatera, rząd, nr grobu, rodzaj grobu itp.).
  • dane dysponenta (zleceniodawcy),
  • dane wykonawcy pogrzebu

Rejestrowanie pogrzebu może przebiegać w dwóch trybach: bieżącym i archiwalnym. W trybie bieżącym do zarejestrowania pogrzebu niezbędne jest wcześniejsze zarejestrowane zgłoszenia, natomiast w trybie archiwalnym rejestrujemy wszystkie dane bez uprzedniego zgłoszenia pogrzebu.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że z przeglądarki zarejestrowanych pogrzebów można drukować bezpośrednio niektóre dokumenty jak np. Protokół pochowania.

Rys. 4
Rysunek 4

Ewidencja pochowanych i grobów

Podstawowa zasada: wszystkie dane wystarczy wprowadzić tylko raz.

Podczas obsługi pogrzebu w systemie EWGROB intensywnie są wykorzystywane wszystkie rejestry bazy danych, a mianowicie:

  • rejestr podmiotów (w systemie jest tylko jeden rejestr podmiotów, raz zarejestrowany podmiot może występować we wszystkich rolach np. wykonawca, zleceniodawca itp.),
  • rejestr pochowanych,
  • rejestr kwater,
  • rejestr grobów,
  • rejestr zgłoszeń.

W rejestrach systemu można zarejestrować wszystkie dane potrzebne do prowadzenia pełnej ewidencji cmentarza komunalnego.

Rys. 5
Rysunek 5

We wszystkich rejestrach systemu dostępne są wygodne przeglądarki zarejestrowanych danych pozwalające odfiltrować dane na podstawie prawie dowolnego kryterium (za pomocą przycisku Odśwież ) ( Rysunek 5 ). Ułatwia to znacznie wykonywania zadań podczas codziennej pracy jak również podczas weryfikacji zawartości bazy danych.

Sprzedaż usług

Sprzedaż usług może być prowadzona, tak jak wspomniano na początku niniejszego dokumentu, na podstawie zarejestrowanych pogrzebów, jak również niezależnie od tego. Podczas gdy sprzedaż usług dotyczy konkretnego pogrzebu wystarczy podczas wystawiania faktury wybrać z listy zarejestrowany pogrzeb, a dane zostaną automatycznie wstawione do dokumentu ( Rysunek 6 ). Dodatkowo z każdą fakturę można połączyć z dowolnym zdarzeniem rejestrowanym w systemie (ekshumacja, opłata za przedłużenie praw itd.).

Dodatkowo na fakturze drukowane są takie informacje jak:

  • imię i nazwisko zmarłego,
  • adres grobu
  • wykonawca pogrzebu
  • dodatkowe informacje wprowadzone podczas wystawiania faktury (możliwość drukowania na każdej fakturze) dzięki czemu na jednym dokumencie klient dostaje wszystkie potrzebne informacje.
Rys. 6
Rysunek 6

W systemie zaimplementowano dwustopniowy proces wystawiania faktur. Faktury mogą być sporządzane bez drukowania. Do momentu druku można w nich dokonywać dowolne zmiany. Dopiero podczas drukowania nadawany jest dokumentom automatycznie unikalny numer. Po wydrukowaniu użytkownik może, po otrzymaniu stosownego ostrzeżenia, wydrukować tylko duplikat.

System EWGROB pozwala na zdefiniowanie dowolnej ilości cenników usług. Może to być wykorzystywane np. w przypadku gdy niektóre grupy klientów są uprawnione do innych cen za usługi.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że sam opis usługi umieszczony w cenniku może być dowolnie długi, nie trzeba stosować skrótów, żeby opis zmieścił się na drukowanej fakturze.

System EWGROB może współpracować z dowolnym systemem księgowym. Jedyny warunek jaki musi spełniać system FK to możliwość importu (‘zasysania') zewnętrznych danych. Autorzy oprogramowania zobowiązują się zaimplementować odpowiedni (akceptowany przez system FK) eksport danych dotyczących zarejestrowanej sprzedaży w EWGROB.

Księgowość

Poniżej przedstawiono elementy systemu mające bezpośredni związek z księgowością:

  • raporty księgowe (rejestr VAT, raport kasowy, zestawienie sprzedaży wg pozycji cennika, płatnika i wiele innych). Raporty pozwalają na pełną kontrolę prowadzonej sprzedaży wszystkich usług.
  • księga poboczna – wg nowego ustawodawstwa księga poboczna stała się odrębnym narzędziem księgowym, agregująca dane wg innych kryteriów niż księga główna. System pozwala definiowanie dowolnych przekrojów danych. Księga ta może zbierać dane z kilku miejsc prowadzenia sprzedaży usług.
  • eksport danych do dowolnego systemu FK (finansowo-księgowy) - obecnie większość systemów FK może pobierać dane zewnętrzne, system EWGROB może wygenerować dane o sprzedaży usług w formacie akceptowanym przez system FK.
  • możliwość definiowania kont księgowych dla podmiotów występujących jako płatnicy na fakturach.

Raportowanie

Raporty w systemie EWGROB można podzielić na trzy kategorie:

  • raporty dotyczące zarejestrowanych pogrzebów, pochowanych i grobów ( Rysunek 7 ),
  • raporty dotyczące sprzedaży usług i prowadzonej kasy cmentarza,
  • raporty administracyjne (pozwalające kontrolować spójność i prawidłowość zarejestrowanych danych).

Wśród raportów są wszystkie standardowe raporty wykonywane na cmentarzach np. Książka kwater, Książka przyjęć pogrzebów itd.

W kolejnej wersji systemu planowane jest udostępnienie użytkownikowi prostego edytora do wykonywania dowolnych zapytań w języku SQL. Umożliwi to bardziej zaawansowanym użytkownikom na uzyskanie dowolnych danych z systemu EWGROB.

Rys. 7
Rysunek 7

System uprawnień użytkowników

System uprawnień pozwala na elastyczną administrację użytkownikami. Każdy z użytkowników może dostać uprawnienia tylko do wybranych funkcji systemu (w szczególności do wszystkich). Oznacza to, że np. użytkownik wprowadzający dane dotyczące pogrzebów nie będzie miał dostępu do wystawiania faktur lub dokumentów kasowych.

Rys. 8
Rysunek 8

Co zyskasz wdrażając EWGROB

Kupując nasz produkt dostajesz:

  • najnowszą technologię (firmy Microsoft),
  • łatwe w obsłudze oprogramowaniem nie wymagające zaawansowanego administrowania,
  • komfort pracy,
  • możliwość rejestracji wszystkich zdarzeń zachodzących na cmentarzu,
  • informacje aktualne tu i teraz dotyczące zarządzania cmentarzem,
  • stale uaktualniane oprogramowanie pod względem obowiązujących przepisów,
  • przepis na zapanowanie nad zwiększającym się zapotrzebowaniem sprawozdawczości,
  • estetyczne wydruki (mogą zawierać dowolną grafikę).

Po wdrożeniu naszego systemu do obsługi cmentarzy wszystkie informacje przechowywane dotąd wyłącznie w tradycyjny sposób będą przechowywane w postaci elektronicznej w jednym miejscu. Oznacza to, że:

  • raz wprowadzone dane mogą być wykorzystywane przez wszystkich pracowników,
  • dane są zawsze aktualne - bardzo dobra kontrola procesów zachodzących na cmentarzu,
  • dane nie są duplikowane np. poprawione dane zleceniodawcy są automatycznie widoczne we wszystkich operacjach i dokumentach, w których występuje dany zleceniodawca,
  • dane są dostępne nie po przeszukaniu wszystkich segregatorów archiwum, ale natychmiast,
  • każde stanowisko pracy ma dostęp do aktualnych danych,
  • wielokrotnie skrócony czas sporządzania raportów i sprawozdań (po prostu wybór odpowiedniego raportu),
  • redukcja kosztów,
  • możliwość korzystania z korespondencji seryjnej.

Ważniejsze informacje standardowo dostępne w systemie EWGROB:

  • pełna ewidencja zgłoszeń pogrzebów,
  • pełna ewidencja pogrzebów,
  • pełna ewidencja pochowanych i grobów,
  • groby do przedłużenia praw,
  • ilość niewykorzystanych miejsc grzebalnych,
  • ilość i lokalizacja grobów zlikwidowanych,
  • ilość "sprzedanych" miejsc grzebalnych,
  • wartość sprzedaży usług z podziałem na wykonawców, zleceniodawców, itp
  • rejestr VAT,
  • sprawozdania dotyczące sprzedaży usług
  • ... i wiele innych.

Wymienione tutaj informacje są dostępne w różnego rodzaju układach i przekrojach (raporty).

Serwis i uaktualnienia

Proponujemy Państwu wykupienie serwisu, który zapewni nieprzerwaną pracę i zaoszczędzi wiele niepotrzebnych stresów podczas pracy z naszym systemem. Umowa serwisowa pełna to m.in.:

  • help-desk
  • 4 godzinny czas reakcji na błędy w aplikacji
  • okresowe wizyty serwisowe na miejscu u Państwa
  • bezpłatne uaktualnienia
  • możliwość dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb
  • sporządzanie kopii bezpieczeństwa (opcjonalnie, za dopłatą)


Zobacz też inne produkty dla zarządców cmentarzy i zakładów pogrzebowych